Going digital: over de voordelen van een digitaal archief
Geplaatst op
Snelheid is een belangrijk aspect in de hedendaagse bedrijfsvoering. Efficiëntie noemen we dat. Dat kan eigenlijk alleen nog maar wanneer je beschikt over alle moderne middelen om dit te realiseren. Digitaliseren archief en informatiebronnen, essentieel voor je bedrijfsprocessen, is een van de stappen die je zou moeten nemen om je bedrijf helemaal up-to-date te krijgen. In de blog nemen we een aantal voordelen met je door die je wellicht kunnen overtuigen om deze digitaliserende stappen te nemen. Lees snel verder en laat je informeren.
Snel en makkelijk
Wanneer je beschikt over een digitaal archief gaat er een wereld voor je open. Medewerkers van alle afdelingen in het bedrijf, wanneer je ze tenminste toegang geeft, kunnen informatie raadplegen uit het archief. Het is zelfs mogelijk om het archief te koppelen aan het internet. Dit heeft veel voordelen:
- Thuiswerken wordt makkelijker
- Sneller werken, want een medewerker hoeft niet eerst naar beneden te lopen, naar het archief in de kelder, om de nodige documenten te verkrijgen zodat hij of zijn het werk kan doen.
- Het archief is veilig voor brand en waterschade (wanneer het in de cloud opgeslagen is
Administratie
De bedrijfsadministratie is een belangrijk aspect van je bedrijf. Het bevat persoonlijke gegevens van medewerkers en klanten. Deze moeten veilig opgeborgen zijn. Dat gaat zeker lukken met een digitaal archief. Ook zijn deze gegevens veilig in het geval van een inbraak.
Ruimtebesparing
Waarschijnlijk zal de toekomst volledig digitaal zijn. Dat wil zeggen dat de nieuw geproduceerde documenten niet meer op een fysiek medium geprint zullen worden. Er zijn nu al apparaten, een soort elektrisch papier, waarop je teksten kunt lezen. Je hebt dan wel het gevoel van een boek, maar dan een 3.0 versie daarvan. Denk je eens in hoeveel ruimte je kunt besparen wanneer je geen fysieke boeken en dossiers meer hebt. Natuurlijk zijn er ook mensen die graag boeken gedrukt blijven zien. Daarom zullen deze de komende jaren echt nog wel gedrukt worden.
Meerdere media
Wanneer we het over digitaliseren hebben, dan spreken we niet alleen over documenten die digitaal gemaakt worden, maar ook over films, video en microfilm. Al deze media zijn digitaal te maken. Op deze manier is alles snel opvraagbaar. Dat werk lekker efficiënt!
Meer ontdekken?
Op onze site leer je meer over de verschillende opties om je bedrijf in te richten. Hoe handig is een ERP-systeem? En hoe kom je een scheiding beter door?